Sistem Informasi Manajemen: Definisi, Jenis, Fungsi, Tujuan, Komponen, Keuntungan

Sistem informasi manajemen berasal dari istilah Bahasa Inggris “Management Information System” atau biasa disingkat MIS.

Terdiri dari tiga kata, yaitu manajemen, informasi, dan sistem, membuat MIS dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang memberikan informasi kepada manajemen.

Saat ini, MIS sangat bergantung pada teknologi untuk mengumpulkan dan menyajikan data, tapi konsep dari MIS sendiri sebenarnya lebih tua dari teknologi komputasi modern.

MIS sangat dibutuhkan di seluruh lini bisnis mulai dari perusahaan besar hingga organisasi terkecil sekalipun.

Pengertian

Secara umum, definisi dari sistem informasi manajemen adalah sistem komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak yang berfungsi sebagai ‘tulang punggung’ operasi suatu organisasi/perusahaan. 

MIS mengumpulkan data dari beberapa sistem online, menganalisis informasi tersebut, kemudian membuat laporan yang bisa membantu pengambilan keputusan manajemen.

Selain pengertian ini, MIS juga memiliki beberapa definisi berbeda menurut sejumlah ahli, yaitu:

• Raymond McLeod Jr

Definisi management information system menurut Raymond McLeod Jr adalah suatu sistem berbasis komputer yang berguna bagi perusahaan karena dapat menyediakan segala informasi terkait keadaan perusahaan di masa lalu, sekarang, dan yang mungkin terjadi di masa depan. 

• Bodnar dan Hopwood 

Manajemen sistem informasi adalah sekumpulan sistem dan prosedur yang mengumpulkan data dari berbagai sumber, menyusunnya, dan menyajikannya dalam format yang dapat dibaca.

• Nash dan Robert 

Manajemen sistem informasi adalah studi tentang orang, teknologi, organisasi, dan hubungan di antara orang-orang dan organisasi yang mempengaruhi perusahaan.

SIM membantu perusahaan merealisasikan keuntungan maksimal dari investasi dalam personil, peralatan, dan proses bisnis. 

• James O’Brien

Pengertian MIS menurut James O’Brien adalah database informasi keuangan terkomputerisasi yang diatur dan diprogram sedemikian rupa sehingga menghasilkan laporan rutin tentang operasi untuk setiap tingkat manajemen di sebuah perusahaan.

• James A.F. Stoner

Bagi James A.F. Stoner, management information system adalah sebuah metode yang dapat membantu pihak manajemen memperoleh informasi dengan cepat, tepat waktu, dan terpercaya, sekaligus dapat membantu proses pengambilan keputusan dengan lebih efektif.

• McLean 

Menurut McLean, sistem informasi manajemen ada untuk menyimpan data dan membuat laporan yang dapat digunakan oleh para profesional bisnis untuk menganalisis dan membuat keputusan.

• Danu Wira Pangestu

Danu Wira Pangestu mengartikan management information system sebagai sekumpulan informasi dan data yang bermanfaat untuk semua tingkatan manajemen di sebuah organisasi dalam kegiatan pengendalian dan perencanaan operasional.

• Gordon B. Davis

Gordon B. Davis menganggap MIS dalam dunia bisnis sebagai alat yang dapat memindahkan data dan mengelola informasi, dan digunakan untuk mendukung proses, operasi, intelijen, dan TI. Dengan kata lain, MIS adalah inti dari disiplin manajemen informasi dan sebagai sistem pertama era informasi.

• Azhar Susanto

Manajemen sistem informasi menghasilkan laporan berdasarkan data yang berguna dalam membantu sebuah bisnis membuat keputusan tepat pada waktu yang tepat.

Jenis – Jenis 

Sistem informasi manajemen adalah istilah luas yang menggabungkan banyak sistem khusus, yang dibagi dalam beberapa jenis berikut ini:

• Sistem Pemrosesan Transaksi

Sistem ini telah dirancang untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan transaksi yang terjadi dalam operasi sehari-hari perusahaan.

Sistem ini juga dapat digunakan untuk membatalkan atau mengubah transaksi yang dilakukan di masa lalu jika diperlukan. 

Salah satu fitur canggih dari sistem ini adalah kemampuannya mencatat banyak transaksi secara akurat bahkan jika transaksi yang berbeda terjadi secara bersamaan.

Sistem ini dibuat untuk menangani transaksi dalam jumlah besar, seperti kontrol stok barang, gaji karyawan, pemrosesan pesanan, dan sebagainya.

• Sistem Pendukung Keputusan

Sistem ini membantu perusahaan mengambil keputusan terbaik dengan menghasilkan proyeksi statistik dari data yang dianalisis.

Pendapat dari manajer tentu saja tidak akan dihilangkan, tapi sistem ini secara signifikan meningkatkan kualitas keputusan dengan menawarkan opsi tindakan yang paling tepat.

Opsi tindakan tersebut dikumpulkan dari beberapa sumber paling akurat dan terbaru.

Contoh sistem ini mencakup kerja koperasi yang didukung komputer, sistem logistik, pendukung keputusan kelompok, dan sistem perencanaan keuangan.

• Sistem Informasi Eksekutif. 

Sistem ini juga dikenal sebagai sistem dukungan eksekutif, yaitu alat yang digunakan untuk melaporkan data di seluruh perusahaan kepada para eksekutif puncak.

Sistem ini menyediakan laporan yang cepat, mudah digunakan, dan disajikan dalam tampilan grafis yang mudah dibandingkan. 

Sistem ini dapat digunakan sebagai sistem pendukung keputusan khusus karena memberikan informasi yang diperlukan untuk membantu meningkatkan kualitas keputusan.

Namun sistem ini harus sangat individual, sehingga biasanya hanya dibuat khusus untuk klien tertentu berdasarkan kebutuhan spesifiknya.

• Sistem Manajemen

Sistem ini memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu manajer memastikan kelancaran dan efisiensi organisasi.

Informasi yang dikumpulkan oleh sistem ini disusun sedemikian rupa sehingga para manajer dapat dengan mudah mengevaluasi kinerja perusahaan. 

Beberapa jenis sistem ini meliputi sistem kontrol proses, sistem manajemen SDM, sistem penjualan dan pemasaran, sistem kontrol inventaris,

sistem otomasi kantor, sistem perencanaan sumber daya perusahaan, sistem akuntansi dan keuangan, serta sistem laporan manajemen.

• Sistem Informasi Pemasaran 

Tim pemasaran menggunakan sistem ini untuk melaporkan keefektifan strategi pemasaran saat ini dan beberapa waktu sebelumnya serta menggunakan pelajaran yang diperoleh untuk merencanakan strategi pemasaran yang lebih baik di masa mendatang.

• Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan

Sistem ini menyimpan informasi penting tentang pelanggan, hasil penjualan, informasi kontak, dan peluang penjualan.

Pihak yang menggunakan sistem ini biasanya meliputi tim pemasaran, layanan pelanggan, tim penjualan, dan tim pengembangan bisnis.

• Sistem Otomasi Tenaga Penjualan 

Komponen khusus dari sistem manajemen hubungan pelanggan adalah sistem otomasi tenaga penjualan, yang laporannya mencakup manajemen kontak, pelacakan dan pembuatan prospek, serta manajemen pesanan barang.

• Sistem Pemrosesan Transaksi

Pada tingkat dasar, contoh penggunaan sistem ini adalah sistem yang memungkinkan wisatawan untuk mencari hotel dan memilih kamar berdasarkan harga, jenis, atau jumlah tempat tidur.

Karyawan dapat menggunakan data ini untuk melaporkan permintaan tertinggi dan melacak penjualan dari waktu ke waktu.

• Sistem Manajemen Pengetahuan 

Layanan pelanggan dapat menggunakan sistem ini untuk menjawab pertanyaan dan memecahkan masalah pelanggan.

• Sistem Akuntansi Keuangan 

Sistem ini khusus untuk departemen yang berurusan dengan keuangan dan akuntansi, seperti hutang dagang dan piutang usaha.

• Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia 

Sesuai namanya, sistem ini digunakan oleh perusahaan untuk melacak catatan kinerja karyawan serta data gaji karyawan.

• Sistem Manajemen Rantai Pasokan 

Perusahaan manufaktur menggunakan sistem ini untuk melacak aliran sumber daya, bahan, dan layanan dari pembelian hingga produk akhir dikirim.  

Fungsi MIS

Fungsi utama dari manajemen sistem informasi adalah memberi gambaran umum yang menyeluruh tentang informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk memutuskan sesuatu, mulai dari hal-hal kecil dalam keseharian hingga strategi bisnis yang serius. 

Fungsi lainnya adalah mendukung pengambilan keputusan dan memastikan bahwa organisasi dikelola dengan lebih baik dan lebih efisien, sehingga dapat mencapai potensi penuh dan bisa bersaing di pasaran. 

Tujuan Sistem Informasi Manajemen

• Membantu Membuat Keputusan Penting 

Salah satu tujuan dari penggunaan MIS adalah menyediakan data terbaru dan paling akurat tentang berbagai aset organisasi,

seperti keuangan, inventaris, personnel, jadwal proyek, manufaktur, pemasaran, R&D (Research and development), bahan baku, dan sebagainya.  

MIS mengumpulkan informasi ini dari berbagai sumber, menyimpannya dalam database, dan menyajikannya dalam bentuk / format yang mudah diakses oleh manajer atau orang tertentu yang bertugas melakukan analisis operasional suatu perusahaan.

• Menyatukan Informasi 

Manajemen sistem informasi dapat digunakan untuk menyatukan seluruh informasi bisnis yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Sistem ini dapat digunakan untuk mengecek laporan keuangan seperti pengeluaran harian atau pemasukan bulanan dalam sekejap dan mengatribusikannya ke departemen atau grup tertentu. 

Hal penting lain seperti kualitas produk yang baru saja diproduksi atau ketepatan waktu mengerjakan suatu proyek juga dapat ditampilkan oleh MIS dan dapat membantu perusahaan memperbaiki sistem yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan. 

Selain itu, MIS juga dapat membantu karyawan untuk mengatur jadwal pengiriman barang,

barang yang baru diterima dari supplier, shift kerja, cuti karyawan, dan kegiatan lain apapun yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

• Memfasilitasi Komunikasi Karyawan

Manajemen sistem informasi membuat seluruh karyawan perusahaan/organisasi dapat mengedit dan berbagi dokumen penting dengan lebih mudah dan cepat dari mana saja dan kapan saja.

• Mengumpulkan Informasi di Satu Titik

Salah satu fitur bermanfaat dari sistem informasi manajemen adalah kemampuannya mengumpulkan data internal dan eksternal dari berbagai sumber dan menampilkannya dalam format yang mudah dibaca dan/atau dianalisis. 

Laporan internal tersebut memasukkan semua data yang relevan dan mengelompokkan data secara logis,

sehingga informasi yang ditampilkan lebih mudah untuk dipahami. Dengan kata lain, MIS menghubungkan beberapa titik data agar pihak manajemen bisa menyusun strategi untuk meningkatkan operasi. 

Misalnya kamu adalah pemilik restoran yang memiliki beberapa cabang. Dengan manajemen sistem informasi,

kamu bisa melihat pendapatan, pengeluaran, jam kerja, dan volume dari setiap cabang restoran kamu dengan lebih mudah dan cepat.

Pada akhirnya, kamu dapat mengetahui cabang mana yang menghasilkan uang paling banyak dan cabang mana yang memiliki pengeluaran lebih tinggi. 

Contoh lainnya adalah kamu bisa membandingkan penjualan bulan ini dengan penjualan tahun lalu dengan melihat tingkat kepegawaian,

atau membandingkan pengeluaran pemasaran berdasarkan lokasi geografis dan menghubungkannya dengan penjualan.

• Menghasilkan Laporan Pemerintah

Organisasi nirlaba dapat menggunakan MIS untuk menghasilkan laporan otomatis yang diperlukan oleh pemerintah federal.

Hal ini membuat karyawan dapat menggunakan waktunya untuk aktivitas lain yang lebih produktif. 

Selain itu, MIS juga membuat organisasi mengurangi kemungkinan kesalahan input data laporan serta biaya yang terkait dengan pengiriman ulang laporan federal. 

• Memudahkan Staf di Garis Depan

Karyawan lini depan dapat menggunakan MIS untuk membuat pekerjaannya lebih efektif.

Misalnya, karyawan di semua tingkatan dapat menggunakan MIS untuk memeriksa status item inventaris, melihat statistik yang terkait dengan departemen atau grup khusus, dan meminta transfer bahan internal.

Komponen MIS

Guna menyampaikan informasi yang diperlukan secara efektif kepada pengambil keputusan,

sistem informasi manajemen perlu memiliki komponen yang diperlukan untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengambil informasi kapanpun diperlukan. Ada empat komponen, yaitu:

• Sistem Informasi

Komponen ini merupakan kombinasi dari perangkat lunak, perangkat keras, personil, dan infrastruktur.

Komponen ini membantu dalam pengumpulan data yang disimpan di MIS. Perangkat keras termasuk komputer, scanner, printer, dan jaringan internet. 

Sedangkan elemen perangkat lunak termasuk software perusahaan dan software lain yang digunakan dalam menjalankan perusahaan.

Inti dari komponen ini adalah membantu karyawan berinteraksi dengan sistem dan dengan demikian informasi dapat dikumpulkan.

• Sistem Manajemen Basis Data

Komponen ini terutama terdiri dari program komputer yang membantu dalam penyimpanan dan pengambilan data, yang juga mencakup basis data fisik aktual tempat informasi disimpan setelah diambil. 

Sistem basis data ada bermacam-macam, yang bisa dipilih sesuai dengan jumlah data yang perlu diproses dan disimpan dalam sistem perusahaan. 

• Sistem Intelijen

Komponen ini berkaitan dengan pemrosesan data yang dikumpulkan dan disajikan dengan cara yang mudah dipahami agar para eksekutif puncak dapat membuat keputusan terbaik terkait bisnis. 

Saking canggihnya, komponen ini disebut juga sebagai kecerdasan bisnis yang menyimpan pengetahuan manusia dan menggunakan logika untuk merumuskan solusi cepat terkait masalah yang mungkin terjadi di masa depan.

• Sistem Penelitian

Komponen ini berkaitan dengan mengidentifikasi masalah manajemen utama dalam organisasi dan menghasilkan keputusan alternatif dalam situasi tertentu. Komponen ini membantu memastikan bahwa semua opsi telah dianalisis dan keputusan terbaik telah dibuat.

Keuntungan Sistem Informasi Manajemen

Ada banyak keuntungan yang didapat dari penerapan sistem informasi manajemen. Beberapa di antaranya adalah:

• Semua pemangku kepentingan di perusahaan memiliki akses ke satu database yang menyimpan semua data yang dibutuhkan dalam operasi sehari-hari.
• Karyawan dan pemangku kepentingan lainnya dalam organisasi dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas-tugas produktif.
• Membantu perusahaan membuat rencana yang lebih baik untuk manajemen material, alokasi tenaga kerja, dan bahkan keseluruhan pelaksanaan proyek.
• MIS sangat fleksibel karena dapat digunakan di berbagai perangkat, mulai dari komputer dan laptop hingga smartphone dan tablet, sehingga karyawan memiliki interaksi yang lebih mudah dan lebih dekat dengan informasi tentang kemajuan proses apa pun dalam organisasi.
• Membantu mengurangi jumlah dokumen fisik (kertas). Kebutuhan akan barang-barang seperti tinta dan toner juga akan berkurang secara signifikan. Biaya transportasi juga berkurang karena tidak perlu bolak-balik mengirim dokumen untuk persetujuan dan tanda tangan.
• Manajemen bisa mendapatkan gambaran umum dari keseluruhan operasi perusahaan.
• Semua tindakan memasukkan dan memodifikasi data dalam sistem informasi manajemen dapat dilacak.
• Manajer bisa mendapatkan feedback tentang kinerjanya sendiri.
• Organisasi dapat memaksimalkan keuntungan dari investasi dengan melihat apa yang berhasil dan apa yang tidak.
• Membantu mengumpulkan data dari operasi sehari-hari perusahaan dan data dari sumber di luar perusahaan. 
• Membantu perusahaan memastikan bahwa masalah terdeteksi lebih awal dan keputusan dibuat dengan cepat menggunakan informasi terbaru.
• Memberikan informasi dengan mudah kepada pengambil keputusan perusahaan, baik dalam hal pemasaran, keuangan, atau operasional.
• Memastikan bahwa semua anggota kelompok pembuat keputusan memiliki akses ke semua data yang diperlukan untuk membuat keputusan bahkan jika mereka bekerja dari lokasi fisik yang berbeda.
• Memungkinkan para eksekutif menjalankan skenario “bagaimana-jika” dengan lebih mudah, sehingga dapat mengambil keputusan yang paling tepat 
• Memberikan proyeksi yang akurat tentang posisi perusahaan dalam jangka pendek dan panjang. 
• Membantu melacak implementasi keputusan tertentu di perusahaan.
• Keputusan dapat diambil dengan cepat karena informasi disajikan dalam format yang mudah dipahami.
• Memberikan laporan status keseluruhan untuk proyek tertentu dalam organisasi yang memungkinkan para eksekutif dan manajer puncak mengetahui apakah perusahaan berada di jalur yang tepat untuk mencapai tujuannya atau tidak.

Berdasarkan seluruh informasi di atas, dapat disimpulkan bahwa menerapkan sistem informasi manajemen dengan benar akan membantu perusahaan menerapkan operasi manajemen yang lebih bagus dan lebih dekat dengan visi perusahaan.